SAP Projesi öncesi Yapılması Gerekenler

Firma olarak erp seçimi için değerlendirmelerinizi yaptınız ve SAP implementasyonuna karar verdiniz. Tedarikçi seçimi, Bütçe ve proje planını yapmak bir sonraki aşama gibi görünmekle birlikte, önce örgütsel anlamda özellikle IT ekibinde hazırlıklar yapılmalı diye düşünüyorum. Bunları sıralamak gerekirse:

• SAP  yönetim tecrübesi olan bir kişi işe alınarak, proje öncesi, proje dönemi ve proje sonrası süreç için hazırlık yapılmalıdır. Bu kişi firmayı hızlıca tanımalı ve SAP dünyasına firmayı hazırlamak için efor sarfetmelidir.SAP ile ilgili  yeterli bilgi sahibi olmayan IT sorumluları, firmada proje öncesinde süreçle ilgili yanlış beklentiler oluşturabilir ya da SAP danışmanlık ve lisans sözleşmeleriin içerik ve kapsamında şirket adına doğru kararları veremeyebilirler. Ayrıca, sektördeki güncel ve geçmiş bilgilerini kullanarak, doğru danışmanlık firması seçimi için de bu pozisyon oldukça kritiktir. Ne yazık ki sektörde tecrübesi olmayan ya da kalite olarak düşük performans sergileyen danışmanlık firmaları, bu durumda olan firmalarla sözleşmeler imzaladığını görüyoruz.

•  Mevcut ERP’ye destek veren ekip yetkinliği ve niceliği SAP geçişi sonrası büyük ihtimalle yetersiz kalacaktır. ERP desteği veren ekip nicelik ve nitelik olarak değerlendirilmeli, SAP projesinde ve sonrasındaki görevleri bilgi ve becerilerine göre tekrar belirlenmeli, eksik pozisyonlar da proje başlangıcı ya da canlıya geçişi beklenmeden kapatılmalıdır. Eksik pozisyonları ne kadar erken kapatırsanız, proje sırasında ve sonrasında firmaya katkısı o kadar fazla olacaktır.

• IT departmanı içindeki roller ve sorumluluklar tekrar değerlendirilmeli, özellikle Core IT( sistem network ya da infrastructure ekibi  olarak da adlandırılabilir) ekibinin SAP altyapıları ile ilgili görev ve sorumlulukları net olarak belirlenmelidir. Şahsi tecrübem, çalıştığım hemen hemen bütün firmalarda, SAP altyapısında sorumluluk almayan, almak istemeyen ya da sorumluluk verilmeyen altyapı sorumluları ile altyapı sorunlarını çözmekte zorluklar yaşanılmaktadır ve iş birliği yapmak oldukça zordur. Bu duruma ek olarak, SAP altyapısı daha önceki alışkın oldukları altyapılardan oldukça farklı olduğundan, bu altyapıyı anlamakta zorlanabilirler ve hatta anlamamak için de direnç gösterebilirler. Projeye dahil edilmeyen Core IT ekibi de doğal refleks olarak SAP altyapısal soru ve sorunlarına karşı isteksiz davranabilir.

• Firma olarak işe alımlarda artık SAP kullanım tecrübesi olan, hatta SAP key user olarak çalışmış adaylar iş birimindeki pozisyonlar için değerlendirilmeli ve önceliklendirilmelidir. IT işe alımlarında da benzer şekilde, SAP tecrübesi olan adaylar önceliklendirilmelidir.