Cutover Planı

Bir yazılımın ömrünü tamamlayıp yerine yenisinin devreye alınmasına Cutover denir. Sadece yazılım olarak ifade etmek pek doğru değil, herhangi bir projenin devreye alınması şeklinde ifade etmek belki daha doğru olacaktır. Adım adım geçiş aşamalarının detaylandırıldığı ve ilgili aktivitelerin planlandırılmasına ise cutover planı diyoruz. Yapılan projenin kalitesi kadar, geçiş sürecinin de doğru planlanması ve bu doğru planın adım adım ve hatta plana göre saatlik veya dakikalık uygulanması da önemlidir. Ülkemizde yapılan projelerde  ne yazık ki planlama kısmına gereken özen gösterilmediğinden cutover planı yapılması da pek yaygın değil. Bu durum da projede sarfedilen emeklerin ve maliyetlerin bir kısmını değersizleştiriyor ve çok başarılı yapılan işlerde bile başarısızlığa ya da hataların oluşmasına sebebiyet veriyor.

Peki cutover planı yaparken nelere dikkat etmeliyiz:

• Tüm Aktivitelerin Belirlenmesi: Bu adımda, eski sistemde yapılması gereken işlemler, yeni sistemde kullanım öncesi yapılması gereken işlemler adım adım çıkartılmalı ve sorumluları belirlenmelidir. Bu adımlar arasında birbirine bağlı olan işlemler varsa( A işleminden hemen sonra B yapılmalı ya da X yapılmadan önce Y tamamlanmış olmalı gibi) bu notlar plana net şekilde eklenmeldir. S/4 projelerinde en sık atlanan adımlar numara aralıkları oluşturulması ve kayıt dönemlerinin açılmasıdır. Adımların çıkartılırken tüm proje paydaşlarının ve karar vericilerin bir arada olması ve ilgili adımlar belirlenirken girdi sağlamaları elzemdir.

• Sorumluların atanması:  Her işlem için sürecin sorumlusu belirlenmeli, bu sorumlular planda açık ve net şekilde yazılmalı ve bu bilgi tüm paydaşlara aktarılmalıdır. Sorumluların net ifade edilmediği ya da duyurulmadığı bir ortamda plana uyulmasını beklemek pek gerçekçi olmayacaktır.

• Plan Çizelgelemesi: Yapılan planda tüm aktivitelerin gün ve saatinin belirlenmesi gerekiyor. Özellikle birbiriyle ilişkili adımlarda bu saatlere uyulması oldukça önemlidir. Bağlantılı adımlardaki gecikme, bir sonraki aktivitenin de gecikmesine sebebiyet verileceği unutulmamalıdır.

• İletişim Planı: Tamamlanan tüm aktivitelerin takibi ve birbirini bekleyen aktivitelerin başlatılması veya tamamlanması için doğru bir iletişim planı yapılmalıdır. Cutover planı yapılırken cutover sürecindeki iletişimin de planlanması ve detaylandırılması gerekmektedir.

• Planın Uygulanması ve takibi: Plandaki aktivitelerin takibi ve kontrolü, herhangi bir gecikme durumunda da planın tekrar güncellenip duyurulması gerekmektedir.